La crisi del COVID-19 ha obligat directius i consellers a celebrar les seves reunions de manera virtual.

El Reial Decret-Llei 8/2020, de 17 de març, estableix la possibilitat que els òrgans de govern i administració de les societats i altres persones jurídiques puguin reunir-se mitjançant videoconferència o per conferència telefònica múltiple durant la vigència del període d’alarma.

Ara més que mai, els directius i els membres dels Consells d’Administració necessiten dedicar temps a parlar i debatre sobre les respostes estratègiques a aquesta pandèmia, amb el suport dels seus assessors, per la qual cosa les reunions virtuals han de ser una eina que permeti optimitzar els processos d’aquests òrgans societaris.

Per a dur a terme reunions a distància de manera efectiva és imprescindible comptar amb la tecnologia i els processos apropiats. Si es prepara bé i s’utilitzen les eines adequades, es poden celebrar reunions a distància amb la mateixa qualitat que si es fes de manera presencial, amb la tranquil·litat de saber que els directius, consellers i assessors no s’exposen a cap risc per a la seva salut.

La seva empresa disposa d’una plataforma per a realitzar videoconferències?

La majoria d’empreses sí, per la qual cosa el següent pas és determinar si aquesta plataforma compta amb les funcions necessàries per a poder desenvolupar una reunió de directius i administradors (p. ex., opció de compartir pantalla, controls d’administrador, etc.). Zoom, Go-To- Meeting, WebEx i Microsoft Teams són algunes de les plataformes que més utilitzen els usuaris.

Consells per a les reunions d’Administradors i directius:

  • Reconsideri per complet el format. No intenti adaptar una reunió tradicional a una virtual, perquè els continguts han de condensar-se en disposar de menys temps.
  • Deixi clar des del principi com s’organitzaran les intervencions i propostes i com serà el procés de votació. En cas contrari, les reunions virtuals es fan llargues i pesades.
  • La seguretat ha de continuar sent una prioritat. Els directius i administradors han d’assegurar-se que els materials de les reunions sol es comparteixin a través de plataformes segures. Consulti al seu informàtic i al seu assessor jurídic abans de conducta a l’enregistrament de qualsevol sessió.
  • L’equip de lideratge del Consell d’Administració té un paper fonamental. El president és el responsable de gestionar i moderar la reunió de manera que mantingui a tots els membres involucrats i participatius.
  • Cuidi els elements que afectin la imatge. Els assistents han d’assegurar-se que el seu rostre es vegi perfectament il·luminat i que no apareguin distraccions de fons.
  • Tingui en compte les zones horàries. En algunes societats, els directius o membres dels Consells d’Administració solen estar repartits per tot el món. Consideri les diferències horàries en programar les reunions virtuals.