La crisis del COVID-19 ha obligado a directivos y consejeros a celebrar sus reuniones de forma virtual.

El Real Decreto- Ley 8/2020, de 17 de marzo, establece la posibilidad de que los órganos de gobierno y administración de las sociedades y otras personas jurídicas puedan reunirse mediante videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple durante la vigencia del período de alarma.

Ahora más que nunca, los directivos y los miembros de los Consejos de Administración necesitan dedicar tiempo a hablar y debatir sobre las respuestas estratégicas a esta pandemia, con el apoyo de sus asesores, por lo que las reuniones virtuales deben ser una herramienta que permita optimizar los procesos de estos órganos societarios.

Para llevar a cabo reuniones a distancia de manera efectiva es imprescindible contar con la tecnología y los procesos apropiados. Si se prepara bien y se utilizan las herramientas adecuadas, se pueden celebrar reuniones a distancia con la misma calidad que si se hiciera de manera presencial, con la tranquilidad de saber que los directivos, consejeros y asesores no se exponen a ningún riesgo para su salud.

¿Su empresa dispone de una plataforma para realizar videoconferencias?

La mayoría de empresas sí, por lo que el siguiente paso es determinar si esta plataforma cuenta con las funciones necesarias para poder desarrollar una reunión de directivos y administradores (p.ej., opción de compartir pantalla, controles de administrador, etc.). Zoom, Go-To- Meeting, WebEx y Microsoft Teams son algunas de las plataformas que más utilizan los usuarios.

Consejos para las reuniones de Administradores y directivos:

  • Reconsidere por completo el formato. No intente adaptar una reunión tradicional a una virtual, pues los contenidos deben condensarse al disponer de menos tiempo.
  • Deje claro desde el principio cómo se organizarán las intervenciones y propuestas y cómo será el proceso de votación. De lo contrario, las reuniones virtuales se hacen largas y pesadas.
  • La seguridad debe continuar siendo una prioridad. Los directivos y administradores deben asegurarse de que los materiales de las reuniones solo se compartan a través de plataformas seguras. Consulte a su informático y a su asesor jurídico antes de proceder a la grabación de cualquier sesión.
  • El equipo de liderazgo del Consejo de Administración tiene un papel fundamental. El presidente es el responsable de gestionar y moderar la reunión de forma que mantenga a todos los miembros involucrados y participativos.
  • Cuide los elementos que afecten a la imagen. Los asistentes deben asegurarse de que su rostro se vea perfectamente iluminado y que no aparezcan distracciones de fondo.
  • Tenga en cuenta las zonas horarias. En algunas sociedades, los directivos o miembros de los Consejos de Administración suelen estar repartidos por todo el mundo. Considere las diferencias horarias al programar las reuniones virtuales.