Cada any ens sorgeix el dubte i és important conservar-la per a complir amb les nostres responsabilitats.

Aquest assumpte ve regulat per tres normes diferents:

  • El Codi de Comerç
  • La normativa de l’Agència Tributària
  • La normativa laboral

Obligacions de conservació segons el codi de comerç:

Segons l’article 30 del Codi de Comerç  l’article 30 del Codi de Comerç els llibres, la documentació, la correspondència i els justificants relatius a l’empresa han de conservar-se, durant 6 anys, a partir de l’últim seient realitzat en aquests.

Hauran de conservar-se els llibres obligatoris com el diari, inventari i comptes anuals, actes, llibre de socis, així com la documentació comptable que suportin les anotacions registrades en els llibres de factures emeses i rebudes, tiquets, factures rectificatives, documentació bancària, etc.

Obligacions de conservació segons l’Agència Tributària:

A efectes fiscals d’acord amb la Llei General Tributària (art.66 a 70) la documentació comptable de l’empresa segons la normativa tributària que procedeixi respecte de l’IRPF, IVA, IS, etc. han de conservar-se, almenys durant el període en què l’administració té dret a comprovar i investigar i en conseqüència a liquidar deute tributari.

El termini de conservació per a l’Agència Tributària és de quatre anys, cinc anys en cas de delicte fiscal. Es comença a comptar des del dia que finalitza el termini voluntari de presentació de la corresponent declaració.

A més, cal recordar que el termini de prescripció per a la comprovació de les bases imposables negatives i les deduccions és de 10 anys des de la finalització del termini de presentació de la declaració en què es van generar.

Algunes consideracions a tenir en compte:

  • En cas d’interrupció del període de prescripció el termini pot veure’s alterat podent superar els límits establerts pel Codi de Comerç.
  • En les factures d’immobilitzat han de conservar-se durant tot el període d’amortització, més els 4 anys de prescripció de l’últim exercici amortitzat.
  • Hi ha determinada informació que ha de conservar-se indefinidament com les escriptures, variacions censals, les actes d’inspecció, etc.

Obligacions de conservació segons la normativa laboral:

En aquest cas ve regulat en la Llei sobre Infraccions i Sancions en l’Ordre Social:

  • Els empresaris hauràs de mantenir un registre de les hores dels seus treballadors de manera mensual durant quatre anys.
  • Els terminis de prescripció de les infraccions són de tres anys en l’àmbit laboral i de cinc anys, si són relacionats amb la Seguretat Social.

La nostra recomanació és, una vegada passat el període obligatori, mantenir una còpia escanejada de la documentació de tots els anys i especialment de tota la comptabilitat