¿Es válida una factura remitida por un proveedor por email en formato PDF, si tenemos una comprobación o inspección de Hacienda?

Recientemente la Dirección General de Tributos (en adelante DGT) ha publicado la consulta vinculante V2891-18, en la que se da respuesta a esta cuestión. De hecho, en este mismo sentido se había publicado alguna anterior (véase V2426-14).

Con carácter general, el artículo 8 del Reglamento de facturación establece en relación con los medios de expedición de facturas que “las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato digital, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el período de conservación”. Además, se establece que “la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento”. (véase modelo)

Así, la DGT dispone que las facturas en formato papel que sean escaneadas, enviadas y recibidas por correo electrónico se pueden considerar facturas electrónicas, con independencia de que no haya sido firmada digitalmente por el emisor. Deberá garantizarse, en todo caso, que las facturas documenten operaciones reales y que éstas no han sido modificadas o manipuladas.

Por el contrario, no se considera factura electrónica aquella que es remitida en papel por el proveedor, que sean recibidas en el mismo formato y que posteriormente son digitalizadas para su conservación.

 

MODELO DE CONSENTIMIENTO

Identificación de quien presta consentimiento

MANIFIESTA

  • I.  Que esta parte mantiene relaciones comerciales para el suministro de bienes y/o servicios, consistentes en «descripción» con identificación del proveedor.

en adelante EL PROVEEDOR.

  • II.  Que según lo establecido en los artículos 88.2 y 164.Dos de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA), las facturas expedidas por el empresario o profesional, por su cliente o por un tercero, en nombre y por cuenta del citado empresario o profesional, podrán ser transmitidas por medios electrónicos, siempre que, el destinatario de las facturas haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados en su transmisión garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
  • III.  Que mediante el presente documento esta parte expresamente autoriza al PROVEEDOR a transmitirle por medios electrónicos las facturas emitidas a consecuencia de las relaciones comerciales que estos mantienen, o que mantengan en el futuro.

Esta autorización entrará en vigor desde el momento de su rúbrica y permanecerá vigente en tanto no sea revocada expresamente por esta parte.

De conformidad con cuanto antecede, se firma el presente documento en «localidad», a «día, mes y año».

Fdo. «nombre y apellidos de quien encabeza el escrito»